Contexte
Le client est un groupe industriel européen présent dans 14 pays, structuré en 12 BU avec des processus achats hétérogènes hérités d'années d'acquisitions. Chaque BU disposait de ses propres workflows, catalogues fournisseurs et règles de gouvernance, ce qui empêchait toute consolidation du spend management au niveau groupe.
Trois constats à l'origine du projet :
- Aucune visibilité consolidée sur la dépense indirecte au niveau groupe
- Cycles requisition-to-order très longs (12 jours en moyenne, jusqu'à 28 jours sur certaines BU)
- Fragmentation fournisseurs : la même entreprise référencée 6 fois dans le SI
Notre approche
PROCMADE a conduit le projet en mode programme, avec une équipe pluridisciplinaire fonctionnelle et technique sur 9 mois.
Phase 1 — Cadrage (8 semaines)
- Cartographie des processus existants par BU
- Modélisation du processus cible commun (avec variantes locales identifiées)
- Choix de la plateforme et du périmètre du pilote
- Constitution du business case et validation COMEX
Phase 2 — Build (16 semaines)
- Configuration Coupa (modules Procurement, Invoicing, Analytics)
- Intégration native avec SAP S/4HANA et SAP ECC selon les BU
- Migration et déduplication du référentiel fournisseur (1 800 fournisseurs uniques après nettoyage)
- Construction des catalogues groupe et des punchout fournisseurs stratégiques
Phase 3 — Déploiement par vagues (12 semaines)
- Pilote sur 1 BU pendant 6 semaines avec hyper-care intensif
- Déploiement en 3 vagues sur les 11 BU restantes (4 BU par vague)
- Conduite du changement adaptée par pays (langue locale, ambassadeurs internes)
Résultats
Le projet a permis de transformer durablement notre fonction Achats. La visibilité que nous avons aujourd'hui sur notre dépense indirecte n'a aucune commune mesure avec la situation antérieure.
— Directeur des Achats Groupe
À 12 mois après le go-live, les résultats consolidés montrent :
- Cycle R2O moyen réduit de 40 % (de 12 à 7,2 jours)
- Taux d'adoption : 91 % des achats indirects passent désormais par la plateforme
- Visibilité spend : 100 % de la dépense indirecte consolidée et catégorisée
- ROI : retour sur investissement atteint en 18 mois
Périmètre fonctionnel
- Coupa Procurement (requisition, PO, three-way match)
- Coupa Invoicing avec Capture
- Coupa Analytics
- Intégrations SAP S/4HANA (8 BU) et SAP ECC (4 BU)
- Catalogues internes et punchout (Amazon Business, fournisseurs IT et industriels)