Contexte
Distributeur national avec 280 magasins et un siège central, le client traitait manuellement plus de 300 000 factures fournisseurs par an. Le processus comptable mobilisait une équipe de 14 collaborateurs sur des tâches à faible valeur ajoutée : saisie, ressaisie, contrôles manuels et relances.
Trois objectifs à l'origine du projet :
- Automatiser la capture et l'extraction des factures
- Réduire les délais de traitement et de paiement
- Anticiper la facturation électronique obligatoire (Factur-X / e-invoicing)
Notre approche
PROCMADE a déployé Itesoft Streamline for Invoices intégré à l'ERP SAP du client en 5 mois, avec une approche par lots pour sécuriser l'adoption.
Phase 1 — Cadrage et pilote (6 semaines)
- Diagnostic de la volumétrie et de la typologie des factures (papier, EDI, e-invoice)
- Définition des règles métier de comptabilisation et de validation
- Pilote sur 5 fournisseurs représentant 30 % du volume
Phase 2 — Industrialisation (12 semaines)
- Optimisation des modèles d'extraction OCR/IA par fournisseur
- Configuration du workflow de validation par exception
- Intégration native avec SAP FI/CO
- Mise en place du portail Chorus Pro et compatibilité Factur-X
Phase 3 — Bascule et hyper-care (4 semaines)
- Bascule progressive par catégorie fournisseur
- Hyper-care comptable pendant 8 semaines
- Stabilisation et optimisation continue du STP
Résultats
Nous payons maintenant nos fournisseurs en moyenne deux semaines plus tôt qu'avant le projet. C'est un avantage concurrentiel pour négocier les prochains contrats.
— Directeur Financier
Les résultats à 9 mois post go-live :
- 78 % de straight-through processing sur l'ensemble des factures
- Délai de traitement réduit de 65 % (de 18 à 6,3 jours en moyenne)
- 9 ETP libérés sur des activités à plus forte valeur (analyse, contrôle, négociation)
- Conformité Factur-X et Chorus Pro validée et opérationnelle
Périmètre fonctionnel
- Capture multicanal (papier, EDI, e-invoice, portail fournisseur)
- OCR augmenté avec apprentissage par fournisseur
- Workflow de validation par exception
- Comptabilisation automatique dans SAP FI/CO
- Reporting SLA et tableaux de bord temps réel